#day16. Management tools #100daychallenge
Odlučila sam da s vremena na vreme bude neka priča o dodatnom usavršavanju i upotrebi određenih alata kroz moja dosadašnja iskustva a podelila bih sa vama i razmišljanja i neke buduće planove što se tiče ove teme. Deo iskustava što se tiče online edukacije pohađajući različite kurseve sam pisala u prve četiri priče na profilu 1, 2, 3, 4. Pa ko nije, može da baci pogled i pročita koji redak.
Možda bi za početak bilo najbolje da definišeš svoje ciljeve i pored njih da napišeš set akcija koje je potrebno uraditi kako bi ih postigao. Pored njih možeš napisati i kome možeš ili treba da se obratiš za pomoć ukoliko ti je potrebna da realizuješ neku od akcija.
Trello i Google Drive
Za organizaciju ciljeva, želja, rada na samostalnom ili grupnom projektu, organizovanje bilo čega na godišnjem, mesečnom ili nedeljnom nivou visoko preporučujem alat Trello. Ja ga aktivno i uspešno koristim sa svojim studentima od prošle godine. Od njih sam dobila pozitivan feedback i sigurno ću nastaviti i dalje da ga koristim i planiram dodatno da ga istražim, jer da budem iskrena nisam mnogo funkcija koristila jer sam trenutni posao završavala sa osnovnim poput novog board-a, deljenja lista, dodavanje zadataka i članova na njima, praćenje procesa, dodavanjem materijala i sl. Svakako izuzetno korisno kada imate veći broj članova tima i radite na nekom projektu i na ovaj način svi mogu u svakom trenutku da vide ko je, šta, kad i koliko uradio, sve je transparentno i dostupno gde god da ste, ne zavisite od računara i vaš mail nije pretrpan. S tim u vezi takođe visoko preporučujem da istog trena sav rad i pisanije prebacite na vaš Google drive i da koristite njihove online dokumente, prezentacije, crteže, upitnike, apsolutno sve.
Meni je to daleko olakšalo prošlu godinu kada sam pisala doktorsku tezu. Možete zamisliti koliko puta sam je dorađivala nepomišljajući da li sam pritisla SAVE, da li će da se desi nešto računaru, da li će dokument da se nekim čudom izbriše i slično. Da li sam na poslu, kući ili na nekom trećem mestu, uvek i u svakom trenutku mogu da se vratim na bilo koji dan kada sam menjala verziju, mogu direktno da upoređujem dve verzije…i verovatno još mnogo toga ali ne mogu u trenutku svih benefita da se setim. Sad kad mi neko pošalje word dokument i traži da mu vratim sa nekim odgovorima ili šta god, osećam se kao da palim Windows 98.
Takođe kada napišem neku skriptu studentima ili prezentaciju u google formama, dobijem gotov link koji im samo prosledim, namestim podešavanje privatnosti koje meni odgovara, pa ako se slučajno setim da sam nešto pogrešno napisala ili da hoću nešto da dodam ili oduzmem, vrlo lako je ispravim, i u istom trenutku nova verzija je kod njih. Na ovaj način su dve grupe prošle godine uspešno završili projekat, po njih 20 na jednom dokumentu bez da se negde nalaze i dogovaraju. Možete zamisliti koliko štedi vreme oko dogovora i razmišljanje kako skupiti 20 ljudi na jednom mestu a da imate apsolutno potrebne sve uslove za rad?
Jednostavnija verzija organizacionog alata koji sam koristila par godina ranije je kanbanflow. Sjajna stvar stvarno.
Minimalizam
Ne znam da li ste nekada naišli na termin minimalizam odnosno o minimalističkom načinu života? Ukoliko vam zvuči zanimljivo pogledajte ova dva linka: becomingminimalist i theminimalists. Iskreno, ja nisam ni znala da je ovako nešto definisano, da zvanično postoji naziv kada sam počela da razmišljam i krenula da pojednostavljujem moj način života, obaveze, kućni prostor nekom svojom logikom… Obično ljudi razmišljaju šta sve treba da dodaju, da još urade, da kupe i sl. kako bi poboljšali neki aspekt života a daleko je bolje razmišljati u pravcu šta mogu da sklonim, oduzmem, ne kupim i time oslobodim jedini resurs koji je nepovratan a to je vreme i da uživam u stvarima i događajima koji su stvarno bitni i koje mi izazivaju radost. Nisam još dostigla apsolutni nivo minimalizma, naprotiv, apsolutni haos je nastao kada sam postala mama ali sada dolaze do izražaja akcije koje sam započela, još brže i bolje delanje, organizacija na više nivoa odnosno automatizacija… i polako pravimo sebi prostora za one stvari koje su nama bitne. U pitanju je proces koji se verovatno nikada neće završiti ali svakako je sjajno konstantno iskustvo unapređivati sebe i vežbati moždane ćelije kako više stvari obavljati odjednom, delegirati obaveze, iskoristiti jednu stvar više puta ili za više namena i još mnogo toga.
Kakve veze minimalizam ima sa temom organizacioni alati? Upravljanje vremenom, definisanje ciljeva, kreiranje taskova kako da na efikasan način obaviš neophodne akcije se svodi na pojednostavljenje procedura. Ukoliko vam je pred očima konstatan haos i mnogo objekata koje ne koristite ili jednostavno zauzimaju prostor samo zato što imaju neku sentimentalnu vrednost, to se odražava na vaš pogled na ciljeve i kako ćete ih ostvariti. Put do njih će izgledati natrpano i sa možda više skretanja od potrebnih. Ukoliko vam je pred očima red, malo objekata koji imaju smisla, u kojima uživate, put do vaših ciljeva izgleda čisto i gotovo pravolinijski jer tačno znate gde vam je fokus, kako da prskočite potencijalnu prepreku jer nema ništa što periferni vid može da zavara i skrene pogled ka nebitnom.
Izaberite da pišete ciljeve i akcije u vremenskom okviru koji vama odgovara i polako ćete naći svoj način. Izaberite digitalnu ili papirnu formu. Ako je to papirna forma, izbaerite neku super motivišuću koricu koja te podseća na tvoju legendarnost. A ako je to digitalna, Trello je no.1. Koristi Google kalendar, google sheets da podeliš svoje aktivnosti po oblastima u životu…samo se pokreni i kreni.
Ja koristim sve skoro podjednako i svaki od navedenih alata mi je podjednako motivišući i primenjiv. Trello koristim isključivo za posao, na Kanbanflow mi je jedan projekat koji je još u funkciji a kako imam samo jednog kolaboranta, ne treba nam komplikovaniji alat. Google documents, slides, drawings, forms koristim i privatno i za posao. Imam nekoliko google sheets: finansijski plan -za prihode i rashode, spisak literature koju imam i koju želim da pročitam (knjige - hard copy, audio, .pdf), dodatno usavršavanje gde beležim korisne linkove, rečenice i ideje, jedan je godišnji izveštaj za sebe podeljen po mesecima i mesečno ga popunjavam sa taskovima na nedejnom nivou. Na kraju imam dokument gde sumiram prethodnu godinu, plan za narednu i plan za narednih 5 god. Za narednih 20 imam samo jednu predikciju i veoma joj se radujem. U papirnoj formi imam jedan planer i 10min dnevnik. Moram priznati da ih ne koristim svaki dan ali kad god sam u mogućnosti i uspem da uhvatim kontinuitet, obožavam i rađa mi je forma ❤
Imate mnogo gotovih aplikacija za mobilne telefone. Isprobajte šta najbolje radi za vas. Ja sam kreirala neke svoje procedure koje ažuriram i optimizujem čim pomislim da mogu nešto bolje, kvalitetnije a jednostavnije. Tako da ću verovatno sve ovo što radim pretvoriti u jednu sopstvenu aplikaciju koja će učiti vremenom i koja će mi kasnije reći kako i šta je najpametnije da radim sutra a ne da ja više razmišljam i optimizujem konstantno (multitasking mama) i to će biti moja glavna primena mašinskog učenja :)
Eto povezala sam organizacione alate, minimalizam i mašinsko učenje u jednoj priči. Neplanirano ali jesu se ove niti provlačile kroz misli, sad sam ih samo izgleda uobličila u reči i kontekst, nadam se smisleno.
NEBITNI FOLDER
Za kraj bih vam preporučila jednu toliko jednostavnu (možda nekima i glupu) ali sjajnu stvar koju praktikujem poslednjih meseci odnosno to je jedna stvar ali je koristim konstantno. Apsolutno svi su došli minimalno jednom u situaciju da im je desktop zid prepun foldera i raznoraznih fajlova. Kada je potrebno da skinemo neki fajl koji nema definisan folder treutno u računaru ili si samo zainteresovan u tom trenutku nešto da vidiš a moraš da ga skineš, redosled misli apsolutno je isti svima: skinuću na desktop, pogledaću sad/kasnije pa ću ga izbrisati. Istina je da ovo treće se gotovo nikad ne desi. I tako završimo pretrpanim radnim prostorom na prvi pogled. Šta sam ja uradila? Ništa spektakularno ali radi posao! Napravila sam jedan folder i nazvala ga ‘NEBITAN FOLDER’ bukvalno. Kada stignem, bacim look i pregledam da li mi je nešto od toga bitno ili ne. Druga opcija i češća je ako mi padne na pamet da dugo nisam pogledala taj folder, apsolutno sve izbrišem bez gledanja. Isto to radim sa Recycle bin, brišem sve bez da gledam. I iskreno, nikad se nisam pokajala jer nemam pojma šta sam i kad brisala ali to nije bitno jer očigledno mi nije trebalo. Odatle naziv NEBITAN folder :)
U čemu je razlika od foldera Downloads? Realno, znam da ti je podešeno da biraš gde ćeš da skidaš. Sitnica ali meni značajna. Za početak očisti tvoj desktop i napravi folder Mašinsko učenje i ja :)
Nadam se da će vam nešto od ovoga koristiti u pojednostavljenju svakodnevnih obaveza.
Koja je tvoje malo poboljšanje koje ti olakšava neku oblast u životu?
Do sutra…izguglaj Kaizen.
